Wanneer bij een pakket het vinkje bij jaarlijks afrekenen aangezet wordt en de minimale afname wordt in de planning ingevoerd, dan wordt deze minimale afname over het gehele jaar berekend.
Uitleg
- Ga naar Onderhoud > Pakketten > Pakketten
- Open het betreffende pakket
- Klap de kolom Financieel uit
- Zet het vinkje in het pakket bij Afrekenen jaarlijks aan.
- Klap de kolom Onregelmatige planningen uit
- Voer de Minimale afname uren (per maand) in
Zodra er gefactureerd wordt, wordt de minimale afname gefactureerd. Op het moment dat er in december gefactureerd wordt, kijkt het systeem naar de minimale afname (over de gehele periode) en berekent het systeem of de ouder over de minimale afname heen is gegaan. Wanneer dit het geval is wordt het extra bedrag in december alsnog gefactureerd.
Via instellingen kan er ingesteld worden of een ouder geld terugkrijgt wanneer die onder de jaarlijkse minimale afname blijft. Hier kan aangeven worden hoeveel procent deze ouder terug mag krijgen. In december wordt hier dan een credit-factuurregel voor aangemaakt.
Voorbeeld
Een kind heeft een vakantieplanning en mag over het gehele jaar 110 uur komen in 10 vakantieweken.
- Zet in het pakket het vinkje bij jaarlijks Afrekenen jaarlijks aan.
- Zet in de planning alle tijdblokken (waar het kind gebruik van mag maken) op onregelmatig.
- Voer bij minimale afname het volgende in: 110/12(maanden) = 9.17 uur per maand.
De ouder geeft door via het ouderportaal wanneer het kind komt. Wanneer de ouder in de 10 vakantieweken 8 uur meer is geweest dan de 110 uur wordt er in december een factuurregel aangemaakt voor die 8 uur.
LET OP! De ouder ziet geen totaaloverzicht van het aantal uur dat hij tot op heden al afgenomen heeft. Er is alleen een overzicht van het resterende aantal uren.
Tip! Draai af en toe een factuurrun over december. Wanneer een ouder over de jaarlijkse minimale afname heen gaat kun je de ouder hiervan op de hoogte stellen.
Uitleg ouderportaal overzicht
Wanneer een ouder opvang doorgeeft via het ouderportaal krijgt het een overzicht te zien van de ingekochte uren. De uitleg hieronder hoort bij het voorbeeld dat onderaan deze pagina is te downloaden.
December 2020: de maand waarvoor dit overzicht van toepassing is en waarin er nu opvang doorgegeven wordt.
Verbruikte uren: Hoeveel uren er deze maand al aan opvang gebruikt zijn. Exclusief de uren die al goedgekeurd zijn op toekomstige dagen in deze maand
Ingeplande uren: Hoeveel uren er in de hele maand tot nu toe zijn aangevraagd. Dit zijn de uren die nog in aanvraag zijn en de al goedgekeurde opvang.
Nog te gebruiken uren: Overzicht van hoeveel uren er nog over zijn van het budget van deze maand.
Ingekochte uren: Hoeveel uur er deze maand wordt ingekocht via de minimale afname die in de planning is ingevoerd.
Beschikbare onregelmatige uren: Dit is het totaal aantal uren dat er zijn ingekocht min het totaal aantal uren dat al is ingezet en aangevraagd. Dit geld per kalenderjaar en wordt naar rato berekent wanneer een planning bijvoorbeeld halverwege de maand veranderd van minimale afname.
